16
آگوست

چگونه اولین برنامه مدیریت پروژه خود را در 7 مرحله آسان ایجاد کنید

آیا در حال بررسی نحوه انجام پروژه خود هستید؟ چگونه شروع کنیم؟ آیا مهلت ها را رعایت می کنید؟ این افکار مضطرب در ذهن شما می گذرد. علیرغم اعتبار آنها ، آنها نباید شما را به تأخیر بیندازند.

با استفاده از ابزارهای مناسب ، می توانید پروژه خود را تکمیل کنید. استفاده از جدول زمانی مدیریت پروژه می تواند به شما در برنده شدن پروژه شما کمک کند. این ابزار به شما کمک می کند تا پروژه خود را تشریح کنید و تضمین می کند که استراتژی روشنی برای نحوه مدیریت آن دارید. با دنبال کردن این راهنما می توانید برنامه مدیریت پروژه خود را ایجاد کنید.

1. تهیه اطلاعات مختصر در مورد پروژه

محدوده پروژه پروژه

برای اطمینان از اینکه همه افراد پروژه شما در یک صفحه هستند ، با جمع آوری اطلاعات مختصر در مورد پروژه شروع کنید. اطلاعات مختصر در مورد پروژه ، خلاصه ای کوتاه از پروژه است. آن را به عنوان نسخه خلاصه شده پروژه خود در نظر بگیرید. او باید به سوالات پاسخ دهد:

  • هدف پروژه چیست؟

  • اهداف پروژه چیست؟

  • مراحل اصلی چیست؟

  • تکمیل پروژه چقدر طول می کشد؟

  • بودجه چقدر است؟

آن را کوتاه بیان کنید تا ذینفعان پروژه با جزئیات غیر ضروری شلوغ نشوند. این سندی خواهد بود که ذینفعان و اعضای پروژه اغلب در ادامه پروژه به شما اشاره می کنند.

2. ایجاد ساختار تفکیک شغل

هنگامی که پروژه کوتاه خود را ایجاد کردید ، باید یک برنامه عملیاتی برای شروع پروژه ایجاد کنید. این برنامه اقدام ساختار شکست شغل (WBS) نامیده می شود. WBS به جای نوشتن هر اقدامی که برای تکمیل یک پروژه باید انجام شود ، روی نتایج و مراحل تمرکز می کند. قوانین ایجاد WBS عبارتند از:

  • قانون 100٪: تمام کارهایی که در WBS وجود دارد باید 100٪ برای تحقق اهداف پروژه ضروری باشد. نباید هیچ کار غیر مرتبط یا مازاد در آن وجود داشته باشد. خرده وظایف نیز باید 100٪ برای تکمیل یک کار والدین ضروری باشد.
  • منحصر به فرد: هیچ کاری را دوبار گزارش نکنید. شما 100٪ قانون را نقض می کنید و هنگام محاسبه منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه محاسبات نادرستی خواهید داشت.
  • نتایج ، نه اقدامات: تمرکز اصلی شما باید بر نتایج باشد ، نه بر اقدامات. به عنوان مثال ، اگر در حال ساختن خانه هستید ، محصول پایه و اساس آن است. مراحل این محصول انتخاب سایت ، حفر ، نصب و آب بندی پایه ها خواهد بود. بنابراین ، در این اقدامات گم نشوید ، بلکه روی نتیجه ای که پایه دارد تمرکز کنید.
  • قانون 8/80: این قانون بیان می کند که یک کار نباید کمتر از 8 ساعت و همچنین بیش از 80 ساعت طول بکشد. هنگام اعمال این قانون ، اگر کار بیش از 80 ساعت طول بکشد ، آن را بیشتر به یک بسته کاری کوچکتر تقسیم کنید.
  • وظیفه: شما باید وظیفه ای را به شخص یا تیم خاصی اختصاص دهید. اگر WBS شما عمیق است ، نباید بین افراد یا تیم ها همپوشانی وجود داشته باشد.

3. یک بازه زمانی ایجاد کنید

تیم پروژه

هنگامی که ساختار شکست کار را ایجاد کردید ، زمان را برای تکمیل هر کار اختصاص دهید. شما نمی توانید به تنهایی وظایف خود را انجام دهید ، مستقیماً با شخص یا افرادی که این کار را انجام می دهند مشورت کنید. از آنها بپرسید که برای انجام کار به چه چیزی نیاز دارند و چقدر طول می کشد.

هنگام انجام این کار زیاد خوش بین نباشید. بین دادن زمان کافی برای انجام وظایف و ماندن در چارچوب کلی پروژه ، تعادل ایجاد کنید. برای چرخاندن و هرگونه موقعیت غیرمنتظره کمی فضای خالی بگذارید.

4. برنامه زمان بندی بسته به

شما قبلاً می دانید که تکمیل هر کار چقدر طول می کشد. اما تکالیفی که به یکدیگر وابسته هستند چطور؟ اغلب چندین دنباله از یک کار وجود دارد که به یکدیگر بستگی دارد.

بسته به پروژه ، معمولاً چهار نوع مدیریت پروژه وجود دارد. اینها هستند:

  1. از انتها تا شروع: اولین کار باید قبل از شروع کار دوم تکمیل شود.
  2. از انتها به انتها: کار دوم را نمی توان قبل از تکمیل اولین کار انجام داد. به عنوان مثال ، اگر در حال انجام سیم کشی برق برای یک خانه هستید ، نمی توانید سیم ها را قبل از بررسی قرار دهید.
  3. از ابتدا تا ابتدا: کارهای متوالی نمی توانند قبل از شروع اولین کار شروع شوند. به عنوان مثال ، تا زمانی که بتن را ریخته اید ، نمی توانید کف بتنی را تراز کنید.
  4. شروع کنید تا به پایان برسید: اولین کار باید قبل از اتمام کار دوم شروع شود. به عنوان مثال ، در صورت ارتقاء به نرم افزار جدید ، قبل از حذف نرم افزار قدیمی ، شروع به نصب نرم افزار جدید می کنید.

بنابراین ، مطمئن شوید که ماهیت وابستگی هایی را که در دست دارید ، شناسایی کرده و سپس روی آنها کار کنید. در برخی شرایط ، وابستگی ها فرآیندهای پیچیده تری هستند ، بنابراین یک نمودار جریان ، نوارهای صاف یا کد نویسی ایجاد کنید تا به شما در تجسم و شناسایی آنها کمک کند.

5. یک جدول زمانی پایه ایجاد کنید

ساعت زنگ دار ساعت 7 را نشان می دهد

اکنون وقت آن است که جدول زمانی پروژه خود را تجسم کنید. چندین ابزار مدیریت پروژه وجود دارد که می توانید از آنها برای ساخت جدول زمانی پروژه خود استفاده کنید. مسیر اکثر پروژه ها نمودار گانت است.

نمودار گانت یک تصویر سریع از پروژه ، تاریخ شروع و پایان کارها ، مراحل کلیدی ، وابستگی ها و تعیین تکلیف به شما می دهد. نمودارهای گانت تعاملی هستند و می توانند در زمان واقعی به روز شوند و ویرایش شوند. سایر ابزارهای جدول زمانی که می توانید برای ایجاد و مدیریت جدول زمانی خود استفاده کنید ، جدول زمانی تاریخی و جدول زمانی نمودار عمودی است.

6. ارسال کنید

ضرب الاجل را با همه ذینفعان پروژه به اشتراک بگذارید. دیدن برنامه عملی واضح برای این پروژه آنها را هیجان زده می کند. آنها همچنین می خواهند نحوه بهبود برخی موارد را در پروژه ارزیابی و پیشنهاداتی ارائه دهند. برای بازخورد باز باشید.

7. در صورت نیاز تغییر دهید

این پروژه یک موجود زنده است و به تغییر و تحول خود ادامه خواهد داد. این الزاما یک چیز بد نیست. این فقط به این معنی است که شما باید با تطبیق دادن شرایط به تغییر ادامه دهید.

نکته خوب این است که وقتی یک جدول زمانی داشتید ، قدرت بیشتری برای روشن کردن تغییر خواهید داشت. همچنین ، مطمئن شوید که تغییرات را در زمان واقعی به همه ذینفعان پروژه اطلاع دهید.

ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه

ایجاد اولین جدول زمانی مدیریت پروژه می تواند دلهره آور باشد. با این حال ، با مراحل بالا ، می توانید یک جدول زمانی دقیق ایجاد کنید و پروژه خود را با موفقیت تحویل دهید. بنابراین ، حتماً جهت بالا را اعمال کنید و یک جدول زمانی ستاره ای داشته باشید.


تصویر تیم مدیریت پروژه
9 اشتباه رایج در مدیریت پروژه (و به جای آن چه باید کرد)

آیا می خواهید پروژه های بزرگ را بدون سوء مدیریت یا بیش از حد بودجه تکمیل کنید؟ در اینجا نکاتی وجود دارد که به شما کمک می کند از این اشتباهات جلوگیری کنید.

بعدی را بخوانید


درباره نویسنده