30
ژوئن

نحوه پشتیبان گیری از همه ایمیل های قدیمی در Gmail و رسیدن به صندوق ورودی صفر

دریافت ایمیل های زیاد می تواند صندوق ورودی شما را با موارد غیرضروری زیادی پر کند. در حالی که به این کار عادت دارید ، اما هنوز کمی وزن به ذهن شما اضافه می کند. شما با تعداد زیادی پیام باز نشده بارگیری شده اید ، اما نمی خواهید هیچ یک از آنها را حذف کنید.

چه کسی می داند؟ یک پیام خوانده نشده در صندوق ورودی شما می تواند پوست شما را در آینده نجات دهد. بنابراین برای پاک کردن صندوق ورودی خود بدون از دست دادن داده ها چه کاری باید انجام دهید؟ با بایگانی کردن! نحوه انجام این کار در اینجا است.

بایگانی چیست؟

پرونده های قدیمی در بایگانی زیرزمین

طبق دیکشنری کمبریج ، بایگانی مجموعه ای از سوابق تاریخی مربوط به یک مکان ، سازمان یا خانواده است. همچنین به عنوان یک پرونده رایانه ای استفاده می شود که برای ذخیره اطلاعات الکترونیکی یا اسنادی استفاده می شود که دیگر مرتباً از آنها استفاده نمی کنید.

به همین ترتیب ، در Gmail ، بایگانی مخزنی برای پیام های شما است که مرتباً از آن استفاده نمی کنید. قرار دادن ایمیل در بایگانی ، آن را از دید و ذهن دور نگه می دارد. اما اگر روزی مجبور شوید به آن برگردید ، هنوز هم وجود دارد. این مانند زیرزمین شماست که در آن وسایلی را که نیازی به آنها نیستید اما در آینده می توانید استفاده کنید در آنها ذخیره می کنید.

وقتی از یک ایمیل خوانده نشده در Gmail پشتیبان تهیه می کنید ، این صندوق ورودی شما را ترک می کند و در زیر همه نامه ها ذخیره می شود. همچنین از تعداد پیام های خوانده نشده شما کسر می شود.

برای یافتن ایمیل های بایگانی شده ، همه نامه ها را در نوار کناری باز کنید. متناوباً ، می توانید بنویسید در: بایگانی در نوار جستجوی Gmail فقط پیامهای بایگانی شده را نشان دهید.

چه نسخه پشتیبان تهیه می کند (و چه نمی کند)

دکمه پشتیبان گیری در منوی بالای پیام ایمیل

برای درک مزایای آن ، باید دقیقاً بدانید که هنگام پشتیبان گیری از پیام های قدیمی در Gmail چه اتفاقی می افتد.

  • ایمیل های بایگانی شده به طور خودکار حذف نمی شوند. بایگانی مانند یک طاق است. در حالی که ایمیل های حذف شده در سطل بازیافت پس از 30 روز به طور خودکار پاک می شوند ، ایمیل های بایگانی شده در Gmail شما باقی می مانند تا زمانی که آنها را به صورت دستی حذف نکنید.
  • ایمیل های بایگانی شده را می توان جستجو کرد. جیمیل موتور جستجوی قدرتمندی دارد. وقتی چیزی را جستجو می کنید ، ایمیل های بایگانی شده بخشی از آن هستند. اگر می خواهید آنها را خاموش کرده و فقط در صندوق ورودی خود جستجو کنید ، وارد شوید در: صندوق پستی قبل از کلمه جستجو
  • ایمیل های بایگانی شده به عنوان فضای ذخیره سازی حساب می شوند. ایمیل های پاک شده از دستگاه Gmail شما حذف می شوند و فضای بیشتری به شما می دهند. از طرف دیگر ، ایمیل های بایگانی شده هنوز فضای ذخیره سازی را اشغال می کنند زیرا هنوز بخشی از Gmail شما هستند.
  • ایمیل های بایگانی شده به عنوان خواندن خودکار علامت گذاری نمی شوند. اگر نامه الکترونیکی را بدون باز کردن بایگانی کنید ، تا وقتی که به آن عمل نکنید ، آن ایمیل خوانده نمی ماند.
  • می توانید ایمیل های بایگانی شده را مشاهده کنید. Gmail برای مشاهده پیام هایی که در اینجا ارسال کرده اید ، یک برگه بایگانی ندارد. با این حال ، می توانید استفاده کنید همه نامه ها برای مشاهده ایمیل های Inbox و بایگانی با هم.
  • ایمیل های بایگانی شده با برچسب کار می کنند. می توانید یک برچسب به پیام اضافه کنید و سپس آن را بایگانی کنید. برچسب همچنان باقی خواهد ماند. وقتی بر روی برچسب کلیک می کنید تا تمام پیام های مشخص شده با آن را ببینید ، ایمیل بایگانی شده نیز نمایش داده می شود.

چرا “علامت گذاری به عنوان خوانده شده” کافی نیست

برای ایمیل های خوانده نشده در Gmail به عنوان دکمه خوانده شده علامت گذاری کنید

اگرچه علامت گذاری پیام خوانده نشده شما به عنوان خوانده شده می تواند اعداد آزار دهنده را کاهش دهد ، اما به اندازه بایگانی نیست. دلیل این امر این است که صندوق ورودی شما هنوز پر از بی نظمی است.

وقتی ایمیلی را که لازم ندارید بایگانی کنید ، صفحه اصلی ایمیل شما را ترک می کند. با این روش می توانید روی پیامهای مهم تری تمرکز کنید.

اگر فکر می کنید در آینده به این ایمیل احتیاج دارید ، همچنان می توانید از ویژگی جستجوی قدرتمند Gmail برای یافتن آن استفاده کنید. به هر حال ، شما نمی خواهید صدها را مرور کنید ، اگر نه هزاران ایمیل را که به دنبال چیزی هستند.

نحوه بایگانی کردن ایمیل

چه از طریق تلفن هوشمند یا رایانه خود به حساب خود دسترسی داشته باشید ، تهیه نسخه پشتیبان آسان و ساده است.

در کامپیوتر شما

برداشتن "ورودی" برچسب ایمیل برای ارسال مستقیم آن به بایگانی

برای انجام این کار سه روش وجود دارد. اول بله کادر را علامت بزنید از پیامی که می خواهید بایگانی کنید. سپس یک ردیف از نمادها در ردیف بالای صندوق ورودی شما ظاهر می شود – کلیک کنید بایگانی و Gmail پیام را به پوشه All Mail ارسال می کند.

گزینه دوم بله است ایمیل را باز کنید در سوال. پس از بارگیری ، نمادهای مشابه بالا ظاهر می شوند بایگانی و به صندوق پستی اصلی خود باز خواهید گشت. آ گفتگو بایگانی شده است. اعلان در گوشه پایین سمت راست صفحه نمایش داده می شود و روند را تأیید می کند.

گزینه سوم حذف برچسب صندوق ورودی است. با کلیک کردن ایکس روی برچسب Gmail ایمیل را از صندوق ورودی شما به All Mail منتقل می کند. مکالمه از “حذف شدورودی“برای تأیید ، اعلان باید در پایین سمت راست مرورگر شما ظاهر شود.

روی تلفن هوشمند

چه یک کاربر Android یا iOS باشید ، نسخه پشتیبان تهیه تقریباً یکسان است. برنامه Gmail را باز کنید و سپس آن را باز کنید پیام را بکشید می خواهید از چپ یا راست پشتیبان تهیه کنید.

متناوبا، از سوی دیگر، پیام را باز کنید سپس انتخاب کنید بایگانی در منوی بالا سمت راست کلیک کنید. این چهارمین نماد در سمت راست است. باید ببینید پیام از صندوق ورودی شما ناپدید می شود ، و a 1 بایگانی شد هنگام انجام این کار به زیر توجه کنید

در آخر ، می توانید ضربه بزنید برچسب ها بخش بلافاصله پس از موضوع. آ برچسب به عنوان یک پنجره ظاهر می شود – علامت آن را بردارید ورودی برچسب بزنید ، سپس فشار دهید باشه. ایمیل از صندوق ورودی شما حذف می شود و یک برچسب تغییر کرده است اعلان در پایین نشان داده می شود.

نامه های ورودی را تمیز نگه دارید

اگر نمی خواهید به صورت دستی ایمیل ها را برای بایگانی انتخاب کنید ، از ویژگی فیلتر Gmail برای انجام خودکار آن استفاده کنید. این امر خصوصاً برای رسیدهایی که نیازی به دیدن آنها نیست ، اما باید آنها را نگه دارید بسیار مفید است.

در اینجا یک راهنمای گام به گام برای این وجود دارد:

  1. ایمیلی را که می خواهید به طور خودکار پشتیبان تهیه کنید باز کنید.

  2. در فهرست بالا ، را انتخاب کنید زیر منو با سه دکمه.

  3. انتخاب کنید پیام هایی از این دست را فیلتر کنید.

برای یافتن ایمیل های مشابه ، پیام هایی مانند Gmail را فیلتر کنید

  1. یک فیلتر در نوار جستجو با کلیک – ظاهر می شود یک فیلتر ایجاد کنید.

  2. بررسی از صندوق ورودی رد شوید (بایگانی کنید) علامت گذاری.

  3. (اختیاری) اگر می خواهید این پیام ها به طور خودکار باز شوند ، علامت بزنید به عنوان خوانده شده علامت بزن گزینه.

  4. (اختیاری) برای پشتیبان گیری از پیام های موجود ، بررسی کنید همچنین فیلتر را برای # مکالمه منطبق اعمال کنید.

  5. کلیک کنید فیلتر ایجاد کنید.

با ایجاد فیلترها به طور خودکار از ایمیل های Gmail پشتیبان تهیه کنید

ایمیل بایگانی شده را برگردانید

اگر به طور تصادفی پیام مورد نیاز خود را در صندوق ورودی خود بایگانی کرده باشید ، می توانید با فشار دادن اقدام را لغو کنید لغو دکمه در اعلان

اگر آن را از دست دادید ، به اینجا بروید همه نامه ها ، سپس ایمیلی را که می خواهید برگردانید انتخاب کنید. در فهرست بالا ، را انتخاب کنید به صندوق ورودی بروید.

اگر پیامی که می خواهید به صندوق ورودی خود بازگردانید اخیر نیست ، آن را در نوار جستجوی Gmail پیدا کنید. با باز کردن ایمیل ، روش را تکرار کنید.

برای انتقال ایمیل های بایگانی شده در Gmail به صندوق ورودی بروید

نحوه پشتیبان گیری از همه موارد در Gmail

اگر می خواهید از ابتدا شروع کرده و از تمام پیام های Gmail خود پشتیبان تهیه کنید ، می توانید از ویژگی فیلتر Gmail استفاده کنید. همچنین می توانید از دستورات دیگر برای تصفیه بیشتر فیلتر خود استفاده کنید.

همه نتایج جستجو در صندوق ورودی را بایگانی کنید

  1. در نوار جستجو ، موارد زیر را تایپ کنید: در: صندوق پستی. با این کار همه ایمیل ها به صندوق ورودی شما برمی گردند.

  2. اگر می خواهید فیلتر را تصفیه کنید ، بنویسید قبل: بله / میلی متر / روز برای درج کلیه ایمیل ها قبل از یک تاریخ خاص. همچنین می توانید استفاده کنید بعد از: yyyy / mm / dd اگر فقط می خواهید از یک دوره خاص پشتیبان تهیه کنید.

  3. وقتی جستجو نتایج را بازگرداند ، کلیک کنید علامت گذاری در منوی بالا

  4. توجه داشته باشید با کتیبه همه 100 مکالمه در این صفحه انتخاب شده است. همه مکالمات متناسب با این جستجو را انتخاب کنید نشان داده خواهد شد

  5. کلیک کنید همه مکالمات متناسب با این جستجو را انتخاب کنید

  6. انتخاب کنید دکمه پشتیبان گیری

  7. آ عملکرد گروه را تأیید کنید یک پنجره ظاهر می شود انتخاب کنید باشه.

پشتیبان گیری از همه ایمیل ها را در صندوق ورودی برای Gmail تأیید کنید

بسته به تعداد ایمیل شما ، Gmail با این فیلتر مدتی طول می کشد. اما بعد از مدتی ، تمام ایمیل های شما از صندوق ورودی شما محو می شوند و با خیال راحت در بایگانی ذخیره می شوند. این ساده ترین مرحله برای دستیابی و حفظ صفر صندوق ورودی است.

صندوق ورودی صفر در ابدیت

با استفاده از نکات و نکاتی که در اینجا توضیح داده شده است ، Inbox Zero اکنون به راحتی قابل دستیابی است. از نوار جستجوی قدرتمند Gmail و فیلتر استفاده کنید تا به صورت خودکار ایمیل ها را به بایگانی خود بفرستید و صندوق ورودی خود را برای یک عمر عاری از شلوغی نگه دارید.

با یادگیری نحوه برنامه ریزی ایمیل یا انتقال برنامه Gmail به Mac خود ، تجربه ایمیل خود را بیشتر تقویت کنید. اسرار جیمیل را بیاموزید و تا حد امکان با ایمیل های خود مثمر ثمر باشید.


ایمیل -16
6 ارائه دهنده ایمیل محبوب ترین ، بهتر از Gmail و Yahoo Mail

همه این ارائه دهندگان ایمیل محبوب مزایای مختلفی دارند که آنها را از Gmail و Yahoo Mail متمایز می کند.

بعدی را بخوانید


درباره نویسنده

.